GMVet ist eine Online-Software für Tierarztpraxen, die direkt im Browser und ohne lokale Installation läuft. Bei der ersten Anmeldung geht es um mehr als nur die Eingabe eines Benutzernamens: Sie legt fest, auf welche Module zugegriffen werden kann, welche Rechte die einzelnen Teammitglieder haben und ob Kunden die verfügbaren Terminslots sehen können.
Benutzerprofile und Zugriffsrechte in GMVet
Schon vor der Anmeldung stellt sich die Frage nach den Rollen. In GMVet hängen die sichtbaren Module vom Profil ab, das der Administrator der Einrichtung zugewiesen hat. Eine Praxisinhaberin oder ein Praxisinhaber, eine Vertretung und eine tiermedizinische Fachangestellte sehen nicht dieselben Ansichten.
Der Administrator legt jedes Benutzerkonto über seinen eigenen Bereich an. Dabei bestimmt er einen Benutzernamen, ein temporäres Passwort und vor allem die Zugriffsrechte. Dieser Schritt legt fest, ob der Benutzer auf die Abrechnung, den Terminkalender, die Patientenakten oder nur auf einige dieser Bereiche zugreifen kann.
Damit die Anmeldung bei GMVet 1 gleich bei der ersten Nutzung gelingt, muss der Administrator also alles im Vorfeld vorbereiten. Ohne korrekt eingerichtetes Konto führt das Anmeldeformular auf vet1.gmvet.net zu einer Fehlermeldung oder öffnet einen leeren Bereich.
Wichtig ist außerdem: Jeder Benutzer benötigt einen eigenen Benutzernamen. Wird ein Konto von mehreren Teammitgliedern gemeinsam genutzt, lässt sich nicht mehr nachvollziehen, wer welche Leistungen erfasst oder Patientenakten geändert hat.
Synchronisierung mit Pilepoils und Aktivierung der Online-Terminplanung
GMVet ist mit Pilepoils verknüpft, dem Backoffice für die Online-Terminbuchung. Die Synchronisierung zwischen den beiden Systemen erfolgt nicht automatisch, sondern muss vom Administrator manuell aktiviert werden.
Ein Teammitglied aktivieren und synchronisieren
Damit eine behandelnde Person im Buchungssystem angezeigt wird, muss ihr GMVet-Profil zunächst mit Pilepoils synchronisiert werden. Dabei wird das Benutzerkonto der Software mit einem Profil verknüpft, das für Kunden sichtbar ist.
Nach der Synchronisierung meldet sich der Administrator zum ersten Mal im Pilepoils-Backoffice an. Dort aktiviert er die Online-Terminbuchung und legt fest, ob das Profil der jeweiligen Tierärztin oder des jeweiligen Tierarztes sichtbar ist.
Leistungen und Konsultationsgründe einrichten
Terminslots werden erst angezeigt, wenn die Leistungen eingerichtet sind. Jede Art von Konsultation (Impfung, Operation, Notfall) muss als eigener Konsultationsgrund mit einer festgelegten Dauer angelegt werden. Anschließend werden diese Gründe dem individuellen Kalender der jeweiligen behandelnden Person zugewiesen.
- Im Pilepoils-Backoffice Konsultationsgründe mit der jeweiligen Dauer anlegen
- Die einzelnen Gründe den zuständigen behandelnden Personen zuweisen, damit sie in deren Kalender angezeigt werden
- Die Sichtbarkeit der Terminslots aus Kundensicht prüfen, indem eine Terminbuchung simuliert wird
- Die Zeitfenster an die Anwesenheitstage der einzelnen Teammitglieder anpassen
Wird einer dieser Schritte ausgelassen, kommt es häufig zu folgendem Ergebnis: Die Tierärztin oder der Tierarzt ist synchronisiert, aber Kunden werden keine Terminslots angezeigt. Meist wurde der Konsultationsgrund nicht dem Kalender zugewiesen.
Elektronische Signatur mit Sign.vet nach der ersten Anmeldung
Sobald die ersten Schritte mit der Tierarztsoftware vertraut sind, bietet die elektronische Signatur einen konkreten Anwendungsfall, den es sich zu entdecken lohnt. Sign.vet lässt sich in GMVet integrieren und ermöglicht es, Dokumente direkt in der Software elektronisch zu unterschreiben.
Dazu gehören insbesondere Einwilligungserklärungen und weitere berufliche Formulare. Die behandelnde Person erstellt das Dokument in GMVet und unterschreibt es anschließend über Sign.vet, ohne die Softwareumgebung zu verlassen.
So entfallen der Ausdruck auf Papier und das spätere Einscannen. Außerdem bleibt die Integrität des unterschriebenen Dokuments gewahrt – ein Vorteil, der sich bei Streitfällen oder Kontrollen als nützlich erweisen kann.
Häufige Fehler bei der Ersteinrichtung von GMVet
In mehreren Einrichtungen geht Zeit für Probleme verloren, die eher auf die Reihenfolge der Einrichtung als auf eine Fehlfunktion der Software zurückzuführen sind.
- Das Benutzerkonto anlegen, ohne die Pilepoils-Synchronisierung zu aktivieren: Die behandelnde Person kann auf GMVet zugreifen, ist aber für die Online-Terminbuchung nicht sichtbar
- Konsultationsgründe einrichten, ohne sie dem individuellen Kalender zuzuweisen: Die Terminslots sind im System vorhanden, werden aber nicht angezeigt
- Einen inkompatiblen Browser verwenden oder Drittanbieter-Cookies blockieren: Das Anmeldeformular auf vet1.gmvet.net ist durch reCAPTCHA geschützt, das die Zustimmung zu Google-Cookies erfordert
- Vergessen, die Zeitfenster festzulegen, bevor die Sichtbarkeit des Profils aktiviert wird: Das Profil ist online, aber es sind keine Termine verfügbar
Die meisten dieser Fehler lassen sich in wenigen Minuten beheben. Das eigentliche Risiko besteht darin, sie nicht zu erkennen und von einem Softwarefehler auszugehen, obwohl die Einrichtung lediglich in der falschen Reihenfolge vorgenommen wurde.
GMVet bietet Unterstützung durch technische Außendienstmitarbeiter sowie einen spezialisierten telefonischen Support. Wer sich gleich bei der Einrichtung an den Support wendet, kann solche Fehlerketten vermeiden – besonders in Einrichtungen mit mehreren Standorten, für die jeweils eigene Einstellungen erforderlich sind.
Wichtig ist: Die erste Anmeldung bei GMVet dauert nur wenige Sekunden. Doch die Einrichtung davor und danach entscheidet darüber, was die einzelnen Teammitglieder im Alltag tatsächlich mit der Software tun können.
