GMVet is online veterinaire software dat rechtstreeks in een browser werkt, zonder lokale installatie. De eerste keer inloggen houdt meer in dan alleen een gebruikersnaam invoeren: het bepaalt welke modules beschikbaar zijn, welke rechten elk teamlid heeft en of klanten de beschikbare afspraakmomenten kunnen zien.
Gebruikersprofielen en toegangsrechten in GMVet
Nog voordat iemand inlogt, is het belangrijk om de rollen te bepalen. In GMVet zijn de zichtbare modules afhankelijk van het profiel dat de beheerder van de praktijk heeft toegewezen. Een praktijkhouder, een waarnemer en een dierenartsassistent zien niet dezelfde schermen.
De beheerder maakt elk gebruikersaccount aan vanuit de eigen omgeving. Daarbij stelt die een gebruikersnaam, een tijdelijk wachtwoord en vooral een machtigingsniveau in. Deze stap bepaalt of de gebruiker toegang krijgt tot de facturatie, de agenda, patiëntendossiers of slechts enkele van deze onderdelen.
Om vanaf het eerste gebruik goed in te loggen op GMVet 1, moet de beheerder de nodige voorbereidingen treffen. Zonder correct ingesteld account geeft het inlogformulier op vet1.gmvet.net een foutmelding of wordt er een lege omgeving geopend.
Een belangrijk aandachtspunt: elke gebruiker moet een eigen gebruikersnaam hebben. Als meerdere teamleden hetzelfde account delen, is niet meer te achterhalen wie welke handelingen heeft geregistreerd of wijzigingen in dossiers heeft aangebracht.
Synchronisatie met Pilepoils en online agenda activeren
GMVet is gekoppeld aan Pilepoils, de backoffice voor het online boeken van afspraken. De synchronisatie tussen beide systemen verloopt niet automatisch: de beheerder moet deze handmatig activeren.
Een teamlid activeren en synchroniseren
Om een behandelaar zichtbaar te maken in het boekingssysteem, moet diens GMVet-profiel eerst met Pilepoils worden gesynchroniseerd. Zo wordt het gebruikersaccount in de software gekoppeld aan een profiel dat klanten kunnen zien.
Na de synchronisatie logt de beheerder voor het eerst in op de Pilepoils-backoffice. Vanuit deze omgeving activeert die het online boeken van afspraken en stelt die in of het profiel van elke dierenarts zichtbaar is.
Activiteiten en afspraakredenen instellen
De beschikbare afspraakmomenten worden pas zichtbaar nadat de activiteiten zijn ingesteld. Elk type consult (vaccinatie, operatie, spoedgeval) moet als een afzonderlijke afspraakreden worden aangemaakt, met een bijbehorende duur. Vervolgens worden deze afspraakredenen aan de individuele agenda van elke behandelaar toegewezen.
- Maak in de Pilepoils-backoffice afspraakredenen aan en stel voor elke reden de duur in
- Wijs elke afspraakreden toe aan de betreffende behandelaars, zodat deze in hun agenda verschijnt
- Controleer of klanten de beschikbare afspraakmomenten kunnen zien door een afspraak te boeken als test
- Pas de tijdvakken aan op basis van de werkdagen van elk teamlid
Als een van deze stappen wordt overgeslagen, ontstaat vaak hetzelfde probleem: de dierenarts is gesynchroniseerd, maar klanten zien geen beschikbare afspraakmomenten. Meestal is de oorzaak dat er geen afspraakreden aan de agenda is toegewezen.
Elektronisch ondertekenen met Sign.vet na de eerste keer inloggen
Als je eenmaal met de veterinaire software hebt leren werken, is elektronisch ondertekenen een praktische toepassing om te verkennen. Sign.vet biedt een koppeling met GMVet waarmee je documenten rechtstreeks vanuit de software elektronisch kunt ondertekenen.
Het gaat onder meer om geïnformeerde toestemmingsformulieren en andere professionele formulieren. De behandelaar maakt het document aan in GMVet en ondertekent het vervolgens via Sign.vet, zonder de softwareomgeving te verlaten.
Zo hoef je documenten niet af te drukken en later in te scannen. Bovendien blijft de integriteit van het ondertekende document gewaarborgd, wat van pas kan komen bij een geschil of controle.
Veelgemaakte fouten bij de eerste configuratie van GMVet
Verschillende praktijken verliezen tijd aan problemen die eerder te maken hebben met de volgorde van configureren dan met een storing in de software.
- Een gebruikersaccount aanmaken zonder de synchronisatie met Pilepoils te activeren: de behandelaar kan GMVet gebruiken, maar is niet zichtbaar voor online boekingen
- Afspraakredenen instellen zonder ze aan de individuele agenda toe te wijzen: de afspraakmomenten bestaan in het systeem, maar worden niet weergegeven
- Een browser gebruiken die niet compatibel is of cookies van derden blokkeert: het inlogformulier op vet1.gmvet.net is beveiligd met reCAPTCHA, waarvoor je Google-cookies moet accepteren
- Vergeten de tijdvakken in te stellen voordat je het profiel zichtbaar maakt: het profiel verschijnt online, maar er zijn geen afspraakmomenten beschikbaar
De meeste van deze fouten zijn binnen enkele minuten op te lossen. Het echte risico is dat je ze niet herkent en denkt dat er een bug is, terwijl de configuratie simpelweg in de verkeerde volgorde is uitgevoerd.
GMVet biedt ondersteuning door technische adviseurs op locatie en gespecialiseerde telefonische hulp. Door vanaf de ingebruikname contact op te nemen met de helpdesk voorkom je dat deze fouten zich opstapelen. Dat is vooral belangrijk voor praktijken met meerdere vestigingen, waar elke locatie afzonderlijk moet worden ingesteld.
Onthoud vooral dit: de eerste keer inloggen op GMVet duurt maar een paar seconden, maar de configuratie ervoor en erna bepaalt wat elk teamlid dagelijks daadwerkelijk met de software kan doen.
