GMVet è un software veterinario online che funziona direttamente dal browser, senza installazione locale. Il primo accesso non si limita all’inserimento di un nome utente: determina i moduli disponibili, i diritti di ciascun membro del team e la visibilità degli orari degli appuntamenti per i clienti.
Profili utente e diritti di accesso in GMVet
La questione dei ruoli si pone ancora prima di accedere. In GMVet, i moduli visibili dipendono dal profilo assegnato dall’amministratore della struttura. Un veterinario titolare, un sostituto e un ASV non visualizzano le stesse schermate.
L’amministratore crea ogni account utente dal proprio spazio. Definisce un nome utente, una password temporanea e, soprattutto, un livello di autorizzazioni. Questo passaggio determina se l’utente potrà accedere alla fatturazione, alla pianificazione, alle schede dei pazienti o solo ad alcuni di questi moduli.
Per riuscire a accedere a GMVet 1 fin dal primo utilizzo, è quindi necessario che l’amministratore abbia preparato tutto in anticipo. Senza un account configurato correttamente, il modulo di autenticazione su vet1.gmvet.net restituisce un errore oppure apre uno spazio vuoto.
Un aspetto da non trascurare: ogni utente deve avere il proprio nome utente. Condividere lo stesso account tra più membri del team impedisce di tracciare le prestazioni registrate e le modifiche alle schede.
Sincronizzazione con Pilepoils e attivazione della pianificazione online
GMVet è collegato a Pilepoils, il back office dedicato alla prenotazione degli appuntamenti online. La sincronizzazione tra i due sistemi non è automatica: deve essere attivata manualmente dall’amministratore.
Attivare e sincronizzare un membro
Per far comparire un professionista nel sistema di prenotazione, è necessario innanzitutto sincronizzare il suo profilo GMVet con Pilepoils. Questa operazione associa l’account utente del software a un profilo visibile ai clienti.
Una volta completata la sincronizzazione, l’amministratore accede al back office di Pilepoils al primo accesso. Da questo spazio può attivare la prenotazione degli appuntamenti online e configurare la visibilità del profilo di ciascun veterinario.
Configurare le attività e i motivi della visita
Gli orari diventano visibili solo dopo aver configurato le attività. Ogni tipo di visita (vaccinazione, intervento chirurgico, urgenza) deve essere creato come motivo distinto, con una durata associata. I motivi vengono poi assegnati alla pianificazione individuale di ciascun professionista.
- Creare i motivi della visita con la rispettiva durata nel back office di Pilepoils
- Assegnare ogni motivo ai professionisti interessati, affinché compaia nella loro pianificazione
- Verificare la visibilità degli orari per i clienti simulando una prenotazione
- Adattare le fasce orarie in base ai giorni di presenza di ciascun membro del team
Saltare uno di questi passaggi porta a un risultato frequente: il veterinario è sincronizzato, ma i clienti non visualizzano alcun orario. Quasi sempre il problema dipende da un motivo non assegnato alla pianificazione.
Firma elettronica con Sign.vet dopo il primo accesso
Una volta acquisita familiarità con il software veterinario, la firma elettronica è un caso d’uso concreto da esplorare. Sign.vet offre un’interfaccia con GMVet per firmare elettronicamente i documenti direttamente dal software.
Tra i documenti interessati figurano i consensi informati e altri moduli professionali. Il professionista genera il documento in GMVet e poi lo firma tramite Sign.vet, senza uscire dall’ambiente del software.
Questa funzionalità evita di stampare i documenti e scansionarli in un secondo momento. Garantisce inoltre l’integrità del documento firmato, un aspetto che può rivelarsi utile in caso di controversia o controllo.
Errori frequenti durante la configurazione iniziale di GMVet
Diverse strutture perdono tempo a causa di problemi legati alla sequenza di configurazione, più che a un malfunzionamento del software.
- Creare l’account utente senza attivare la sincronizzazione con Pilepoils: il professionista accede a GMVet, ma non è visibile per le prenotazioni online
- Configurare i motivi della visita senza assegnarli alla pianificazione individuale: gli orari sono presenti nel sistema, ma non vengono visualizzati
- Utilizzare un browser non compatibile o che blocca i cookie di terze parti: il modulo di accesso su vet1.gmvet.net è protetto da reCAPTCHA, che richiede l’accettazione dei cookie di Google
- Dimenticare di definire le fasce orarie prima di attivare la visibilità del profilo: il profilo appare online, ma senza orari disponibili
La maggior parte di questi errori si risolve in pochi minuti. Il vero rischio è non individuarli e concludere che si tratti di un bug, quando invece la configurazione è stata semplicemente eseguita nell’ordine sbagliato.
GMVet offre il supporto di consulenti tecnici sul campo e un’assistenza telefonica specializzata. Rivolgersi al servizio di assistenza fin dall’avvio permette di evitare il ripetersi di questi errori a catena, soprattutto nelle strutture multisede, dove ogni sede richiede una configurazione distinta.
Da ricordare: il primo accesso a GMVet richiede solo pochi secondi, ma la configurazione che lo precede e lo segue determina ciò che ogni membro del team potrà effettivamente fare con il software nella quotidianità.
